Respuesta corta
La cartera es el dinero que tus clientes te deben por ventas a crédito. Llevarla bien exige tres cosas: decidir antes de vender a quién le fías y con qué plazo, registrar cada venta a crédito con su fecha de vencimiento, y cobrar con una rutina fija que empieza antes de que la factura venza, no después.
Qué es la cartera y por qué importa
Una venta a crédito no es plata: es la promesa de recibir plata. Mientras la factura no se cobra, tú ya pagaste la mercancía, el arriendo y la nómina con dinero propio. Por eso un negocio puede vender mucho y quedarse sin caja.
La cartera vencida es la parte de esa deuda cuya fecha de pago ya pasó. Entre más vieja, más difícil de cobrar.
1. Define una política de crédito antes de vender
La cartera se empieza a perder en el momento de la venta. Antes de fiar, deja por escrito:
- A quién le das crédito. Clientes identificados, con nombre, documento y datos de contacto. Nunca a un cliente anónimo.
- Cuánto. Un cupo máximo por cliente, que sube con su historial de pago.
- A qué plazo. Ocho, quince o treinta días. El plazo debe ser menor al que te dan tus proveedores.
- Qué pasa si se vence. No se le despacha de nuevo a crédito hasta que se ponga al día.
2. Registra cada venta a crédito con su vencimiento
Cada venta a crédito debe tener, como mínimo, el cliente, el valor, la fecha de la venta y la fecha de vencimiento. Sin fecha de vencimiento no hay forma de saber qué está al día y qué está en mora.
El saldo de una factura no es un número que se escribe; es el resultado de una cuenta:
Saldo = valor de la factura − notas crédito + notas débito − abonos recibidos
Cada abono debe quedar soportado con un recibo de caja. Si el cliente paga varias facturas con una sola consignación, el recibo debe decir cuánto se aplicó a cada una.
3. Clasifica la cartera por edades
La cartera por edades agrupa lo que te deben según los días de mora. Es el reporte que dice dónde concentrar el esfuerzo de cobro.
| Rango | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| Al día | Todavía no vence | Recordar unos días antes del vencimiento |
| 1 a 30 días | Mora reciente | Contactar de inmediato. Es la más fácil de recuperar |
| 31 a 60 días | Mora en riesgo | Acordar fecha de pago y suspender nuevos créditos |
| 61 a 90 días | Mora seria | Proponer un acuerdo de pago por escrito |
| Más de 90 días | Difícil recuperación | Evaluar el cobro jurídico y provisionar la pérdida |
4. Cobra con una rutina, no cuando te acuerdas
El cobro funciona cuando es predecible. Una rutina semanal básica:
- Tres días antes del vencimiento: envía un recordatorio con el estado de cuenta.
- El día del vencimiento: confirma si el pago se hizo.
- A los 8 días de mora: llama, entiende qué pasó y acuerda una fecha concreta.
- A los 30 días: suspende el crédito y formaliza un acuerdo de pago.
Envía siempre el estado de cuenta: el detalle de cada factura, sus abonos y el saldo. La mayoría de las demoras en el pago empiezan con un «mándeme la cuenta» que nadie respondió.
Ten en cuenta la ley. En Colombia, la Ley 2300 de 2023 regula los canales, los horarios y la frecuencia con los que se puede contactar a un deudor para cobrarle. Revísala antes de definir tu rutina de cobro.
5. Premia el pago temprano
El descuento por pronto pago consiste en ofrecer un porcentaje de descuento a quien paga antes de una fecha. Por ejemplo, 3 % si paga dentro de los primeros 10 días.
Antes de ofrecerlo, haz la cuenta: un 3 % de descuento por adelantar 20 días el pago equivale a una tasa muy alta si la comparas con lo que te cuesta un crédito. Vale la pena cuando necesitas la caja o cuando el cliente tiene historial de mora.
Indicadores para saber si tu cartera está sana
| Indicador | Fórmula | Cómo leerlo |
|---|---|---|
| Días de cartera | (Cuentas por cobrar ÷ ventas a crédito del período) × días del período | Cuántos días tardas en cobrar. Debe parecerse al plazo que das |
| Porcentaje de cartera vencida | Cartera vencida ÷ cartera total | Qué parte de lo que te deben ya está en mora |
Ejemplo: si te deben $18.000.000 y en el último mes vendiste $12.000.000 a crédito, tus días de cartera son 45. Si el plazo que das es de 30 días, tus clientes se están tomando 15 días más de lo acordado.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la cartera vencida?
Es la parte de las cuentas por cobrar cuya fecha de pago ya pasó. Se mide en días de mora, contados desde la fecha de vencimiento de cada factura.
¿Qué es la cartera por edades?
Es un reporte que agrupa lo que te deben según los días de mora: al día, de 1 a 30 días, de 31 a 60, de 61 a 90 y más de 90. Sirve para decidir a quién cobrarle primero.
¿Cómo se calculan los días de cartera?
Se dividen las cuentas por cobrar entre las ventas a crédito del período y el resultado se multiplica por los días del período. Con $18.000.000 por cobrar y $12.000.000 de ventas a crédito en un mes de 30 días, los días de cartera son 45.