Cuánto cuesta un sistema POS en Colombia y cómo elegir uno

Qué es un sistema POS

POS viene de point of sale, punto de venta. Es el sistema con el que registras cada venta: busca el producto, calcula el total con impuestos, registra el pago, descuenta el inventario y entrega el comprobante.

Hoy casi todos son programas en la nube que funcionan en un computador, una tablet o un celular, con una mensualidad. Ya no es necesario comprar una caja registradora ni un servidor.

Las cuatro formas en que cobran

Dos sistemas con el mismo precio de entrada pueden costar muy distinto un año después. Todo depende de qué límite tiene el plan.

La mayoría de los planes combina dos o tres de estos límites. Lee la letra pequeña del plan antes de comparar precios.

Un ejemplo: el mismo negocio, dos formas de cobro

Una distribuidora con una bodega, un punto de venta y seis personas que usan el sistema, entre vendedores, cajera y administrador.

• En un sistema que cobra por usuario, el plan de entrada de un usuario no le sirve. Necesita el plan que cubra seis usuarios y dos bodegas, que suele ser el tercero o el cuarto de la lista de precios.
• En un sistema que cobra por sede, paga dos sedes. Los seis usuarios no cambian el valor.

Por eso el plan «desde» casi nunca es el que terminas pagando. Pide la cotización con tus cifras reales: cuántas personas, cuántas sedes y cuánto vendes.

Lo que debes preguntar antes de pagar

Sobre el precio

• ¿Cuántos usuarios incluye? ¿Cuánto cuesta cada usuario adicional?
• ¿Tiene tope de ventas mensuales o de documentos?
• ¿Cuánto cuesta una segunda sede o una bodega?
• ¿El precio es mes a mes o exige pago anual?
• ¿Hay costo de instalación, de capacitación o de soporte?

Sobre la factura electrónica

• ¿Emite factura electrónica y documento equivalente electrónico POS ante la DIAN?
• ¿Los documentos electrónicos están incluidos o se cobran aparte?
• Si no los emite, ¿con qué herramienta vas a cumplir esa obligación?

Si no sabes si estás obligado, revisa la guía quién debe facturar electrónicamente.

Sobre la operación

• ¿Lleva el inventario por sede, o un solo número para toda la empresa?
• ¿Maneja pedidos, remisiones y ventas a crédito, o solo ventas de mostrador?
• ¿Funciona en el celular? ¿Lee códigos de barras con la cámara?
• ¿Funciona sin internet? Si no, ¿qué pasa cuando se cae la conexión?
• ¿Puedes exportar tus datos si decides irte?

Sobre la prueba

• ¿Cuántos días de prueba da? ¿Pide tarjeta para empezar?
• ¿La prueba incluye todas las funciones o una versión recortada?
• ¿Cómo se cancela? ¿Hay permanencia mínima?

Cuánto cuesta el resto del punto de venta

El software es una parte. Según tu negocio, puedes necesitar:

• Un dispositivo: el computador, la tablet o el celular que ya tienes suele ser suficiente.
• Una impresora térmica para las tirillas, si entregas comprobante impreso.
• Un lector de código de barras, si el volumen de ventas lo justifica. Para empezar, la cámara del celular sirve.
• Un datáfono para recibir tarjetas, que se contrata con un banco o una pasarela de pagos.
• Internet. Un sistema en la nube depende de la conexión. Ten un plan de datos de respaldo.

¿Cuál es el mejor sistema POS?

El que resuelve el problema que tienes. No existe uno mejor para todos:

• Si tu necesidad principal es cumplir con la factura electrónica y llevar la contabilidad, busca un sistema contable con POS.
• Si es controlar el inventario de varias sedes, los pedidos y la cartera, busca un sistema de operación comercial.
• Si vendes pocas referencias en un solo local, una aplicación sencilla puede ser suficiente.

Prueba el sistema con un día real de tu negocio antes de decidir: crea diez productos, haz cinco ventas, una a crédito, y recibe una compra. En una hora sabrás si te sirve.