¿Cada cuánto se debe hacer inventario en una tienda?

Lo más efectivo es contar una parte cada semana (conteo cíclico), de modo que todo el inventario se cuente al menos una vez cada uno o dos meses, y hacer un conteo general una vez al año. Lo que más se vende y lo de mayor valor se cuenta con más frecuencia.

¿Qué es el inventario disponible?

Es la cantidad que puedes venderle a un cliente nuevo: las existencias físicas menos las unidades reservadas para pedidos que aún no se han entregado.

¿Cómo se calcula la rotación de inventario?

Se divide el costo de la mercancía vendida en un período entre el inventario promedio a costo de ese mismo período. Si vendiste $120.000.000 a costo y tu inventario promedio fue de $30.000.000, la rotación es 4.

Cómo llevar el inventario de una tienda, paso a paso

Por qué el inventario deja de cuadrar

El inventario casi nunca se descuadra por un gran error. Se descuadra por cientos de movimientos pequeños que nadie registró: la unidad que se dañó y se botó, el producto que se prestó a la otra sede, la devolución que se guardó en el estante sin anotarla, la venta que se hizo «mientras tanto» en un papel.

Por eso la regla que sostiene todo lo demás es simple: ninguna unidad entra ni sale sin dejar un registro. Los pasos que siguen son la forma de cumplirla sin que el negocio se vuelva más lento.

Paso 1. Define dónde guardas mercancía

Haz la lista de todos los lugares donde hay producto: el punto de venta, la bodega de atrás, la bodega externa, la segunda tienda. Cada uno es una ubicación con su propio inventario.

Llevar un solo número para todo es la causa más común de vender lo que no está a la mano. Si el sistema dice que hay 20 unidades, pero 18 están en una bodega al otro lado de la ciudad, en el mostrador en realidad hay 2.

Paso 2. Dale a cada producto un código único

Un producto es la unidad más pequeña que vendes por separado. Una camisa en talla M azul y la misma camisa en talla L son dos productos de inventario distintos, aunque en la vitrina sean «la misma camisa».

Usa el código de barras del fabricante cuando el producto lo trae.
Crea una referencia propia para lo que llega sin código. Que sea corta y consecutiva; no intentes meter la descripción dentro del código.
Un código, un producto. Nunca reutilices el código de un producto descontinuado.

Paso 3. Haz el conteo inicial

El sistema necesita un punto de partida verdadero. Cuenta todo lo que hay, ubicación por ubicación, idealmente con la tienda cerrada o en el horario de menor movimiento.

Cuenten en parejas: una persona cuenta, la otra registra.
Marquen cada estante ya contado para no repetirlo ni saltarlo.
Separen lo dañado y lo vencido. Eso no es inventario disponible.

Paso 4. Registra cada entrada y cada salida

A partir del conteo inicial, el inventario solo cambia por movimientos. Estos son los que existen en casi cualquier negocio:

Movimiento	Efecto	Qué lo origina
Compra recibida	Entra	Llega mercancía del proveedor
Venta	Sale	Se le entrega al cliente
Devolución del cliente	Entra	El cliente regresa un producto en buen estado
Traslado	Sale de una ubicación y entra a otra	Se mueve mercancía entre la bodega y la tienda
Pérdida	Sale	Daño, vencimiento o robo
Ajuste por conteo	Entra o sale	El conteo físico no coincide con el sistema

Si un movimiento no está en esta lista, probablemente es uno de estos con otro nombre. Lo importante es que cada uno tenga fecha, ubicación, cantidad y motivo.

Paso 5. Separa lo que hay de lo que puedes vender

Si tomas pedidos, hay mercancía que sigue en el estante pero ya tiene dueño. Por eso conviene llevar tres cifras por producto:

Existencias: lo que hay físicamente.
Reservado: lo que está apartado para pedidos que todavía no se han entregado.
Disponible: existencias menos reservado. Es lo único que puedes prometerle a un cliente nuevo.

Paso 6. Cuenta por partes, todas las semanas

El conteo general una vez al año descubre los problemas cuando ya es tarde para saber qué pasó. El conteo cíclico reparte el trabajo: cada semana se cuenta una categoría o un grupo de estantes, de forma que en uno o dos meses se ha contado todo.

Cuenta con más frecuencia lo que más se mueve y lo de mayor valor. Una diferencia que se detecta a los ocho días todavía se puede explicar; una que se detecta a los ocho meses, no.

Paso 7. Define cuándo volver a pedir

Para cada producto que no puede faltar, define un punto de reposición: la cantidad a partir de la cual hay que hacer el pedido al proveedor.

Punto de reposición = venta diaria promedio × días que tarda el proveedor + un margen de seguridad

Si vendes 4 unidades diarias de un producto, el proveedor tarda 5 días y quieres 8 unidades de margen, debes pedir cuando queden 28 unidades (4 × 5 + 8).

Cómo saber si vas bien

Dos indicadores bastan para empezar:

Indicador	Fórmula	Qué te dice
Rotación de inventario	Costo de lo vendido en el período ÷ inventario promedio a costo	Cuántas veces vendiste tu inventario. Más alta es mejor.
Días de inventario	365 ÷ rotación anual	Cuántos días tardas en vender lo que tienes.
Exactitud del inventario	Referencias que coincidieron en el conteo ÷ referencias contadas	Qué tanto puedes confiar en el sistema.

Ejemplo: si en el año vendiste mercancía que te costó $120.000.000 y tu inventario promedio fue de $30.000.000, la rotación es 4 y los días de inventario son 91. Tardas tres meses en vender lo que compras.

¿Excel o un software de inventario?

Una hoja de cálculo sirve mientras una sola persona la actualiza y vendes pocas referencias en un solo lugar. Deja de servir cuando pasa cualquiera de estas cosas:

Dos personas necesitan actualizarla al mismo tiempo.
Tienes más de una ubicación.
El inventario se actualiza «al final del día», es decir, tarde.
Nadie puede explicar por qué cambió una cantidad.

La diferencia de fondo no es la comodidad. En una hoja de cálculo la cantidad es un número que alguien escribe; en un sistema de inventario la cantidad es el resultado de los movimientos registrados, y por eso se puede auditar.