Respuesta corta
Una remisión es el documento que acompaña la mercancía y prueba que se entregó: dice qué productos y qué cantidades salieron, y la firma quien recibe. Una factura es el documento de la venta: dice cuánto se cobra, con precios e impuestos, y tiene efectos tributarios. La remisión no reemplaza la factura; la antecede cuando se entrega antes de facturar.
Qué es una remisión
La remisión, también llamada nota de remisión o nota de entrega, es un documento comercial que soporta el movimiento físico de la mercancía. Responde una sola pregunta: ¿qué se entregó, a quién y cuándo?
Normalmente lleva:
- Un número consecutivo y la fecha.
- Los datos de quien entrega y de quien recibe, con la dirección de entrega.
- La lista de productos con sus cantidades.
- El pedido al que corresponde.
- El nombre y la firma de quien recibe.
Muchos negocios la emiten sin precios, porque quien recibe la mercancía en la bodega del cliente no siempre debe conocer las condiciones comerciales.
Qué es una factura
La factura de venta es el documento que soporta la operación comercial: qué se vendió, a qué precio, con qué impuestos y en qué condiciones de pago. Es el soporte de la venta para quien vende, y del costo o del gasto para quien compra.
En Colombia, quienes están obligados a facturar deben hacerlo de forma electrónica y con validación previa de la DIAN. Si tienes dudas sobre tu caso, revisa la guía quién debe facturar electrónicamente.
Diferencias entre remisión y factura
| Remisión | Factura | |
|---|---|---|
| Qué prueba | Que la mercancía se entregó | Que la venta se realizó |
| Qué mueve | El inventario | La cuenta del cliente: lo que pagó o lo que debe |
| Lleva precios | Generalmente no | Siempre |
| Lleva impuestos | No | Sí |
| Efecto tributario | No es soporte fiscal de la venta | Es el soporte fiscal de la venta |
| Quién la firma | Quien recibe la mercancía | No requiere firma de recibido para existir |
| Cuándo se emite | Al despachar | Cuando la venta queda en firme |
Cuándo usar una remisión
- Entregas antes de facturar. El cliente necesita la mercancía hoy y la factura se emite al cierre de la semana o del mes.
- Despachos parciales. Un pedido se entrega en varios viajes y se factura completo al final, o por partes.
- Entregas que alguien más recibe. El comprador hace el pedido, pero lo recibe el encargado de su bodega.
- Mercancía en consignación. El producto sale de tu bodega, pero la venta depende de que el cliente lo venda.
Si tu negocio siempre factura en el momento de la entrega, como en una venta de mostrador, no necesitas remisiones.
El error más común: que el inventario salga dos veces
Cuando la remisión y la factura se llevan en sistemas distintos, o una de las dos en papel, pasa una de estas dos cosas:
- La mercancía se descuenta al remitir y otra vez al facturar. El sistema muestra menos de lo que hay.
- La mercancía no se descuenta al remitir, porque «todavía no se ha facturado». El sistema muestra más de lo que hay, y se vende lo que ya salió.
La regla que evita los dos problemas: el inventario sale una sola vez, cuando la mercancía sale físicamente. Si salió con la remisión, la factura no lo vuelve a mover. Si no hubo remisión, sale con la factura.
Lo mismo aplica a la deuda del cliente: nace una sola vez, con la factura. La remisión no genera cartera; genera mercancía entregada que está pendiente por facturar.
Qué controlar mientras la mercancía está entregada sin facturar
Entre el despacho y la factura hay un período en que la mercancía ya no está en tu bodega, pero todavía no es una venta ni una cuenta por cobrar. Ese valor debe estar a la vista:
- Cuánta mercancía hay entregada sin facturar, por cliente.
- Desde hace cuánto.
- Qué remisiones siguen abiertas.
Una remisión abierta durante semanas es plata que todavía no puedes cobrar.
Preguntas frecuentes
¿Una remisión reemplaza la factura?
No. La remisión prueba la entrega de la mercancía, pero no es el soporte fiscal de la venta. Si estás obligado a facturar, la venta debe quedar soportada con su factura.
¿La remisión debe llevar precios?
No es necesario. Su función es probar qué se entregó y en qué cantidad, por eso muchos negocios la emiten sin precios. Los precios van en la factura.
¿Qué pasa si el cliente devuelve mercancía remitida?
Si todavía no se ha facturado, se anula la remisión y la mercancía vuelve al inventario. Si ya se facturó, la devolución se documenta con una nota crédito.